横浜創作オフ会の開催方式
いつでも開催されるとは限らない――開催されるには突破すべき壁がある！
開催への道のり
■イベント成立条件
第14回横浜創作オフ会より、横浜創作オフ会には成立条件が設定されました（関連記事）。
その条件は「参加意向調査期間終了までに参加表明20人以上で成立」というもの。
つまり、最低成立人数が設定されたということです。
参加意向調査期間は開催予定日の2か月前までなので、開催予定日の2か月前に20人以上確保できた場合にのみ開催されます。
つまり、その時点で20人に満たなかった場合は、そもそも開催されません。
※ 第13回横浜創作オフ会までは「余程のことがない限り半年ごとに開催」（3月・9月）という方式でした。
※ 第14回横浜創作オフ会以降も、条件を満たし開催される場合は3月または9月となります。
■なぜ「最低成立人数20人」なのか
「“創作”をきっかけに新たなつながりをつくる」というコンセプトを掲げてスタートした横浜創作オフ会は「そもそも人が集まるのか？」「このような集まりに需要はあるのか？」という初回を含め、これまで回を重ねてきました。
このオフ会は、創作オールジャンル（様々な創作媒体）で常に新たな刺激が得られる場を目指しています。
安心メンツが集まってマッタリする同窓会ではありません。
人数が少なくても有意義で面白い場になるとは思いますが、どうしても「様々な創作媒体」「新たな刺激」は少なくなってしまうでしょう。
新たなつながりをつくると掲げている以上、やはり面白く刺激的な出会いが毎回保障されている場にしたいです。
今後も最初から掲げているコンセプトを大事にしたい考えたとき、過去の開催を踏まえ妥当と思えるのが「最低成立人数20人」というラインでした。
■「最低成立人数20人」のメリット
いくつか想定されるメリットを書いておきます。
- 創作をきっかけにした新たなつながりがより生まれやすい。
- 「興味はあるけれど人数少なめなのはちょっとな・・・」という人もあまり躊躇なく参加できるはず。
- 参加募集期間の序盤から参加者情報が20人あるのでSNSなどでアピールしやすい。
- 早めにある程度の人数の確保ができていると、オフ会の場所をおさえやすい。
- 不成立が十分ありうるので、常に「今回がラストかもしれない」というスリルがある。
■開催までの具体的な流れ
開催までの流れを順にみていきます。
いろいろ書いてありますが、とりあえず1回連絡すれば、あとは流れに身を任せるだけです。
必要なタイミングで幹事がDMを送るのでご安心を。
① 参加意向調査期間（およそ3か月間）
ひとつ前のオフ会の当日からはじまり、開催予定日の2か月前までに設けられる期間です。
参加の意向を表明してくれた場合、その人数をカウントしてサイトに掲載しておきます（名前は掲載されません）。
この期間が終了する時点で20人確保できていた場合、オフ会が成立します。
② 開催するか決定＆発表（開催予定日の2ヶ月くらい前）
参加意向調査期間終了時点で20人確保できていた場合、イベントが成立し、「20XX年X月X日に横浜創作オフ会を開催」と発表します。
その場合、参加の意向を表明してくれていた人には、イベントページに掲載するための「参加者情報」を先行して提出してもらいます。
なお、20人に到達しなかった場合、横浜創作オフ会は開催されません（「成立せず」と発表）。
③ 参加者募集期間（およそ1か月間）
イベントが成立した場合、3月開催のオフ会なら2月初旬から、9月開催のオフ会なら8月初旬から、それぞれ開催日の2週間前あたりまで参加者募集期間を設けます（ここからは第13回以前と同様の流れ）。
参加希望の人はイベントページに記載の情報を幹事に送ってください。
日々、参加者（名前）を発表し、事前にいただいた情報をイベントページに掲載していきます。
作品ページへの誘導やコメント掲載が可能なので、うまくアピールすると良いです。
参加予定の人は、他の参加者のリサーチをするのもオススメです。
④ 参加最終確認＆二次会参加意向確認（開催日の2週間前くらい）
参加者募集期間が終わるあたりで、念のために参加最終確認をします（DMにて）。
この情報をもって会場を確保するので、これ以降のキャンセルは望ましくありません（やむを得ない場合はすぐ連絡してください）。
参加最終確認にあわせて、二次会に関しても参加人数の目安把握のため、暫定的な意向を確認します。
なお、募集〆切ギリギリで参加連絡をいただいた場合や、すでに二次会参加意向を伝えている場合、④の連絡を省略することがあります。
⑤ 参加予定者に詳細情報連絡＆追加募集
横浜創作オフ会、および二次会の会場を確保したら、集合に関する情報など詳細を参加予定者にお知らせします（基本的にDM）。
また、確保した会場のキャパに応じて追加募集する場合があります。
かなりギリギリまで受け付ける場合もありますが、早ければ早いほど助かります。
⑥ 横浜創作オフ会開催！
ついに当日です。
存分に楽しめるよう、万全のコンディションでのぞみましょう。
そして、この日からまた、その次のオフ会の「参加意向調査期間」がスタートします。
オフ会の会場で幹事に対して直接、参加意向を伝えるととても楽です（「参加表明済みカード」がもらえます）。
■「参加意向表明」や「参加希望」の連絡
「参加意向調査期間」（イベント成立確定前）には「参加意向表明」を、「参加者募集期間」（イベント成立確定後）には「参加希望」の連絡として受け付けています。
いずれも対象となるイベントページに、幹事に送るべき項目が書かれています。
それらを幹事の𝕏アカウントへのDMなどで送ってください。
サイトのトップページに赤文字で「参加意向調査中！」「参加者募集中！」「追加募集中！」などと表示されているので、参考にしてください。
■イベントが不成立だった場合
誠に残念ではありますが、横浜創作オフ会は開催されません。
その場合、「横浜創作オフ会が成立しなかったのでかわりにイベントやります！」みたいなのは全然問題ありません。
遠慮なくやってしまってください。